费用管理系统使用说明书
一、系统核心价值
为企业和机构提供全流程费用管控工具，帮助您：
- 智能管控预算：实时掌握各部门开支情况，避免超支风险
- 简化报销流程：手机拍照上传票据，自动生成报销单
- 规范资金管理：借款还款全程追踪，资金流向一目了然
- 提升管理效率：合同、资产、工资多模块联动管理
二、主要功能说明
1. 预算全周期管理
预算规划
- 创建年度/季度预算单，支持按部门、项目分类
- 预算不足时可在线申请追加额度
- 自动提醒预算使用进度，超支自动冻结申请
执行跟踪
- 实时显示各部门预算剩余金额
- 支持临时预算回收与再分配
- 生成月度预算执行分析报告
2. 费用申请与报销
便捷申请
- 20+预设费用类型（差旅/采购/招待等）
- 手机拍照自动识别发票信息
- 智能填写费用明细表
智能报销
- 自动关联申请单生成报销单
- 电子发票自动验真查重
- 审批进度实时短信提醒
3. 借款与还款管理
在线借款
- 填写借款单自动关联预算
- 支持紧急借款加急审批通道
- 借款到期前3天自动提醒
灵活还款
- 支持分期还款或报销冲抵
- 自动计算逾期利息
- 生成个人借款历史台账
4. 合同费用管理
合同建档
- 上传合同扫描件与关键条款
- 自动提取合同金额、有效期
- 到期前30天自动续约提醒
费用关联
- 报销单可关联对应合同
- 自动统计合同实际支出
- 生成合同执行对比分析表
5. 固定资产管理
资产档案
- 记录设备采购价、使用部门
- 手机扫码查看资产详细信息
- 自动生成资产二维码标签
智能折旧
- 支持直线法/加速折旧法
- 每月自动计算折旧金额
- 生成资产价值变动趋势图
6. 工资协同管理
费用联动
- 自动关联差旅补贴与工资发放
- 预支工资可转入借款管理
- 生成部门人力成本分析
三、典型使用场景
场景1：员工出差
销售部张经理：
- 提交差旅申请单 → 自动扣除部门预算
- 垫付费用后拍照上传票据 → 自动生成报销单
- 审批通过后 → 3个工作日内到账
场景2：设备采购
行政部王主管：
- 对比三家报价 → 在线提交采购申请
- 关联固定资产卡片 → 自动计算折旧
- 验收后扫码入库 → 生成资产台账
场景3：预算调整
财务总监李总：
- 查看季度预算预警 → 审批追加申请
- 回收闲置项目预算 → 重新分配
- 导出年度预算执行分析 → 汇报董事会
四、智能辅助功能
消息中心
- 待审批单据实时推送
- 预算超支预警提醒
- 还款到期自动通知
系统设置
- 自定义费用审批流程
- 设置差旅补贴标准
- 配置预算管控规则
模板中心
- 下载常用报销单模板
- 预置合同范本库
- 自定义数据报表格式
