公司内部 OA 系统功能说明书

一、引言

（一）编写目的

（二）系统概述

二、功能模块详述

（一）财务管理模块

1. 账户应付账款管理（accounts_payable）
   • 负责记录和管理公司与供应商之间的应付账款信息，包括供应商名称、账款金额、付款期限、付款状态等。
   • 提供应付账款的查询、统计和分析功能，方便财务人员及时了解公司的负债情况，合理安排资金支付，确保公司财务稳定。
   • 支持应付账款的审批流程，例如采购部门提交付款申请，经过相关领导审批后，财务部门进行付款操作，系统记录审批和付款的全过程，实现财务流程的规范化和可追溯性。
2. 账户应收账款管理（accounts_receivable）
   • 用于管理公司与客户之间的应收账款，记录客户信息、销售订单金额、收款期限、收款状态等。
   • 具备应收账款的查询、提醒和催款功能。系统可以根据预设的收款期限自动提醒销售人员跟进收款事宜，同时提供催款函等工具，帮助公司及时收回款项，减少资金占用。
   • 对应收账款的回收情况进行统计分析，为公司制定销售策略和信用政策提供数据支持，评估客户信用风险，优化公司资金回笼效率。

（二）供应链管理模块

1. 供应商管理（supplier）
   • 维护供应商的基本信息，如供应商名称、联系方式、地址、供应产品或服务范围等。
   • 对供应商进行评估和分类管理，记录供应商的供货质量、交货及时性、价格合理性等绩效指标，以便公司选择优质供应商，建立长期稳定的合作关系。
   • 实现与供应商的信息交互，例如采购订单的发送、接收供应商的报价和发货通知等，提高供应链的协同效率。
2. 采购订单管理（purchaseOrder）
   • 支持采购订单的创建、编辑和审批流程。采购人员可以根据公司需求生成采购订单，明确采购商品或服务的规格、数量、价格、交货日期等信息。
   • 采购订单审批通过后，系统自动向供应商发送订单，并跟踪订单的执行情况，包括供应商的发货状态、物流信息等。
   • 提供采购订单的查询和统计功能，方便采购部门和相关领导了解采购业务的进展情况，及时调整采购计划。
3. 交货与仓储管理（deliverystorage、warehouse、warehouse_detail）
   • 管理货物的入库、出库和库存盘点等操作。在货物入库时，记录入库时间、货物数量、批次等信息；出库时，根据销售订单或其他需求进行发货处理，更新库存数据。
   • 实时监控库存水平，设置库存预警阈值，当库存低于或高于设定值时，系统自动发出预警，提醒相关人员进行补货或调整库存策略。
   • 提供仓储位置管理功能，优化仓库布局，提高货物存储和检索效率，确保货物存储安全。
4. 产品管理（product）
   • 维护公司产品的基本信息，包括产品名称、规格、型号、成本、售价、生产工艺等。
   • 跟踪产品的生命周期，从产品研发、上线、销售到下架的全过程管理，为产品决策提供数据支持。
   • 与销售、采购、生产等模块集成，确保产品信息的一致性和准确性，例如在销售订单中自动带出产品价格和规格信息，在采购时根据生产需求确定采购数量。

（三）项目管理模块

1. 项目管理（project）
   • 实现项目的创建、规划和分解，明确项目目标、任务、时间节点、责任人等。项目负责人可以制定项目计划，将项目分解为多个可执行的任务，并分配给相应的团队成员。
   • 跟踪项目进度，通过系统实时更新任务完成情况，项目负责人和相关领导可以随时查看项目的进展状态，及时发现项目延误风险，采取相应措施进行调整。
   • 提供项目资源管理功能，包括人力、物力和财力资源的分配和调度。合理安排资源，确保项目顺利进行，提高资源利用效率。
2. 项目任务管理（projectTask）
   • 详细管理项目中的每个任务，包括任务描述、开始时间、结束时间、优先级、任务状态等。
   • 支持任务的分配和协作，任务负责人可以将任务进一步细分给团队成员，成员之间可以通过系统进行沟通和协作，共享任务相关文档和信息。
   • 对任务执行过程中的问题和风险进行记录和跟踪，及时反馈问题，寻求解决方案，确保任务按时高质量完成。

（四）客户关系管理模块

1. 客户管理（contacts）
   • 集中管理客户的基本信息，如客户名称、联系人、联系方式、地址、客户类型等。
   • 记录客户的沟通历史，包括邮件、电话、拜访记录等，方便销售人员全面了解客户需求和偏好，提供个性化的服务。
   • 对客户进行分类和标签管理，根据客户价值、行业、地域等因素进行分类，有助于公司制定针对性的市场营销策略和客户服务方案。
2. 销售订单管理（saleBil）
   • 处理销售订单的创建、审核和执行流程。销售人员根据客户需求生成销售订单，明确销售产品或服务的详细信息、价格、数量、交货日期等。
   • 销售订单审核通过后，与库存管理、生产管理（如适用）等模块协同工作，确保订单的及时交付。系统自动更新库存数据，安排生产任务（如果是定制产品），并跟踪订单的发货和收款情况。
   • 提供销售订单的查询和统计功能，分析销售业绩、订单趋势等，为销售决策提供数据依据。
3. 客户跟踪管理（customTrack）
   • 帮助销售人员对客户进行持续跟踪，制定客户跟进计划，记录跟进结果和下一步行动。
   • 根据客户的行为和反馈，自动提醒销售人员进行相应的跟进动作，如客户长时间未下单，系统提醒销售人员进行回访，了解客户需求变化，提高客户满意度和忠诚度。

（五）办公协作模块

1. 消息提醒与通知（message_reminder）
   • 实现系统内的消息推送和提醒功能，包括待办事项提醒、审批通知、会议提醒、任务更新提醒等。
   • 用户可以实时收到与自己相关的消息，确保重要信息不遗漏，提高工作响应速度。消息提醒可以通过多种方式实现，如系统弹窗、邮件、短信（如果配置）等。
2. 工作报告与记录（memorandum、report）
   • 员工可以撰写工作报告，记录工作进展、成果、问题和解决方案等内容。工作报告可以按照一定的周期（如日报、周报、月报）提交，便于上级领导了解员工工作情况，进行工作指导和评估。
   • 支持报告的分类管理和查询功能，方便员工和领导随时查阅历史报告，总结经验教训，为决策提供参考。
3. 办公流程审批（print record、Transfer、printTemplate）
   • 自定义各类办公流程的审批模板，如请假申请、费用报销、合同审批等。用户可以根据预设模板填写申请信息，启动审批流程。
   • 审批流程支持多级审批，根据审批规则自动流转到相应的审批人。审批人可以在系统中查看申请详情，进行同意、拒绝或退回修改等操作，系统记录审批过程和意见，实现审批流程的透明化和可追溯性。
   • 提供审批进度查询功能，申请人可以随时了解自己的申请处于哪个审批环节，预计审批完成时间等信息，提高办公效率。

（六）其他功能模块

1. 系统管理（SyS）
   • 负责系统的基础设置和管理，包括用户管理（添加、删除、修改用户信息，设置用户权限）、角色管理（定义不同角色的功能权限和操作范围）、数据字典管理（维护系统中常用数据的标准定义，如部门名称、职位名称等）。
   • 进行系统参数设置，如系统日志记录级别、邮件服务器配置、短信网关配置（如果使用）等，确保系统正常运行并满足公司个性化需求。
   • 定期进行系统数据备份和恢复操作，保障数据安全，防止数据丢失。同时，负责系统的升级和维护工作，确保系统性能稳定，及时修复系统漏洞和故障。
2. 租赁合同管理（lease_order）
   • 管理公司的租赁合同，包括租赁合同的创建、编辑、审核和执行。记录租赁资产的详细信息（如租赁设备名称、规格、租赁期限、租金金额等）、出租方和承租方信息。
   • 跟踪租赁合同的履行情况，如租金支付、设备使用状况、维修保养记录等。在租赁合同到期前，自动提醒相关人员进行续租或退租处理，避免合同纠纷。
   • 对租赁合同进行统计分析，评估租赁业务的成本效益，为公司的租赁决策提供数据支持。
3. 维修服务管理（customRepair）
   • 处理客户或公司内部设备的维修申请，记录维修需求的详细信息（设备名称、故障描述、报修时间等）。
   • 安排维修人员进行维修任务分配，跟踪维修进度，记录维修过程中使用的零部件、维修工时等成本信息。
   • 在维修完成后，进行维修验收和客户满意度调查，确保维修质量，提高客户服务水平。同时，对维修数据进行统计分析，为设备维护策略的制定提供依据。
4. 数据报表与分析（dashboard）
   • 提供数据可视化功能，通过图表（如柱状图、折线图、饼图等）、报表等形式展示系统中的各类数据，如财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）、销售报表（销售业绩、客户分布、产品销售趋势等）、库存报表（库存周转率、库存结构等）、项目报表（项目进度、资源使用情况等）。
   • 支持数据的筛选、排序和钻取功能，用户可以根据自己的需求灵活获取数据，深入分析业务情况，发现潜在问题和业务机会，为公司管理层提供决策支持。
5. 印章管理（seal）
   • 对公司印章进行集中管理，包括印章的登记、使用申请、审批和使用记录。只有经过授权的人员才能申请使用印章，审批通过后，在系统监控下进行印章加盖操作，确保印章使用安全、规范。
   • 记录印章的使用历史，包括使用时间、使用人、盖章文件名称等信息，便于追溯和审计印章使用情况，防止印章滥用和盗用。
6. 工作流监控（monitor）
   • 实时监控系统中正在运行的工作流（如审批流程、业务流程等）的状态，包括流程的启动时间、当前处理节点、处理人、预计完成时间等。
   • 对工作流的运行效率进行分析，统计流程的平均处理时间、超时情况等指标，发现流程瓶颈和异常情况，及时进行优化和调整，提高工作流的整体运行效率。

三、用户角色与权限

1. 系统管理员
   • 拥有系统的最高权限，负责系统的基础设置和管理工作，包括用户管理、角色管理、系统参数设置、数据备份与恢复、系统升级与维护等。
   • 可以查看系统中的所有数据，但在日常业务操作中，主要关注系统运行状态和安全相关信息，不直接参与具体业务流程的操作，除非特殊情况下需要进行数据修正或紧急处理。
2. 公司领导
   • 具有较高的权限，可以查看公司整体的业务数据，如财务报表、销售业绩、项目进度等，以便进行决策分析和战略规划。
   • 对重要的业务流程（如大额费用报销、重大合同审批等）具有审批权，可以在系统中查看审批申请并做出决策，同时可以对公司的各项工作进行监督和指导。
3. 财务人员
   • 负责财务管理相关的操作，包括账户应付账款和应收账款的管理、财务报表的编制、费用报销审核、资金支付等。
   • 可以查看和分析财务数据，对财务相关的业务流程进行审批（如采购付款审批、销售收款确认等），确保公司财务活动的合规性和准确性。
4. 采购人员
   • 主要负责采购业务，包括供应商管理、采购订单创建与跟踪、采购合同签订等。
   • 可以查询供应商信息、采购订单执行情况、库存信息等，与供应商进行沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。
5. 销售人员
   • 负责客户开发与维护、销售订单处理、客户跟踪等工作。
   • 可以查看客户信息、销售机会、销售订单状态等，创建和管理销售订单，与客户进行沟通，跟进客户需求，提高销售业绩。
6. 项目管理人员
   • 对项目进行全面管理，包括项目创建、规划、资源分配、进度跟踪、风险管理等。
   • 可以查看和编辑项目相关信息，分配项目任务给团队成员，跟踪任务执行情况，协调项目资源，确保项目按时交付。